4 étapes indispensables pour bien déléguer

28 février 2022

L’idée de déléguer vous a peut-être déjà traversé l’esprit. Mais au moment de passer à l’acte, c’est le gros bouleversement. Les questionnements fusent : qu’est-ce que je dois déléguer ? Mais comment je vais déléguer ça ? Est-ce que je ne vais pas perdre la main mise sur mon entreprise en délégant ?

Toutes ces questions surgissent et finalement, vous en arrivez à la conclusion que vous perdrez moins de temps à faire toutes les tâches vous-même. C’est décidé, vous n’allez finalement plus déléguer. Et continuer à être surmené.e 😰

Mais vous méritez d’avoir plus de temps pour vous, plus de temps pour développer pour votre business, plus de temps pour votre entourage. Vous méritez d’être libéré.e de ces tâches répétitives que vous n’avez plus envie de faire.

Je vous explique ici comment bien déléguer en 4 étapes afin que la délégation soit vécue de la meilleure manière possible et que vous puissiez vous libérer l’esprit de tout son encombrement.


Transférer un email, ce n’est pas déléguer !

Bien souvent (trop souvent !) on s’imagine que déléguer signifie transférer un email à une autre personne pour qu’elle s’en charge. Ceci n’est pas de la délégation, c’est repousser un problème ailleurs. Si vous pensez que la délégation c’est ça, j’espère vous faire changer d’avis 🤗

La première chose à garder en tête pour déléguer de la meilleure des façons, c’est de voir la délégation comme un investissement dans son business : vous faites un effort à court terme (oui, déléguer va vous demander un effort) mais pour avoir des effets bénéfiques sur le long terme !

Pourquoi la délégation va vous demander un effort ? Tout simplement parce que vous allez devoir vous préparer à déléguer.

Voici donc les 4 étapes indispensables afin de réussir la délégation de vos tâches

Étape no 1 : Trouvez le bon moment pour déléguer

Quand faut-il déléguer ?

C’est la première question à laquelle répondre lorsqu’on souhaite engager une personne pour qu’elle s’occupe de certaines tâches de son business.

Pas trop tôt

Laissez-vous le temps de vous approprier chaque tâche de votre business. Vous devez connaître vous-même très bien une tâche afin de la déléguer efficacement. Si vous ne connaissez pas cette tâche, comment allez-vous expliquer à la personne qui doit s’en occuper, de quelle manière elle doit s’en charger ?

Pas trop tard

N’attendez pas non plus d’être complètement sous l’eau avant de décider de déléguer. Comme je l’ai expliqué plus haut, déléguer demande du temps. Si vous attendez d’être complètement dépassé.e par les événements et de déléguer à ce moment-là, vous risquez de ne pas investir assez de temps dans les explications données à votre assistant.e à distance.

Étape no 2 : Identifiez votre structure

Comment pouvez-vous identifier votre structure ? Faites une liste des tâches répétitives de votre business. Notez-les, et quantifiez-les ! Vous pouvez utiliser l’outil Toggl qui va vous permettre de chronométrer votre temps pour chacune de vos tâches.

👉 Classez ces tâches selon leur importance pour votre business

Pourquoi c’est important que vous passiez par cette étape ?

Dans un premier temps, cette étape va vous permettre d’avoir une structure très claire des besoins que vous avez en délégation. Une fois cette étape faite, vous saurez exactement :

➡️ quelles tâches vous prennent le plus de temps

➡️ quelles tâches vous n’aimez pas faire

➡️ quelles tâches vous pouvez déléguer

➡️ quelles tâches vous pouvez automatiser

➡️ quelles tâches vous pouvez éventuellement même supprimer

Vous êtes arrivé.e jusque-là ? BRAVO ! Vous avez déjà fait un très bon travail dans le processus de délégation de vos tâches.

Passons maintenant à l’étape suivante.

Étape no 3 : Choisissez les tâches que vous voulez déléguer

Avec le travail que vous avez fait à l’étape 2, vous savez maintenant exactement :

✔️ le temps que vous prend chaque tâche de votre business

✔️ l’importance qu’elles ont dans votre business

Il est maintenant temps de faire le point sur les tâches que vous souhaitez déléguer. Comme vous connaissez l’importance et le temps de chaque tâche vous devez maintenant décider :

✔️ si vous déléguez une tâche importante à vos yeux ou moins importante, mais indispensable à votre business

✔️ combien de temps vous souhaitez vous libérer par semaine ou par mois

Comme vous avez bien listé chacune des tâches, avec temps et importance, cela devient un jeu d’enfants de choisir les tâches que vous voulez déléguer ! 💪

Étape no 4 : Choisissez un.e assistant.e à distance

Bienvenue dans la dernière étape de la délégation de vos tâches !

Vous savez maintenant :

✔️ quelles tâches vous voulez déléguer

✔️ combien de temps vous souhaitez gagner

Vous n’avez plus qu’à choisir la personne qui va s’occuper des tâches que vous ne voulez plus faire vous-même ! Je vous conseille de choisir une personne avec qui vous aurez un bon sentiment dès vos premiers échanges. La confiance est très importante dans ce genre de collaboration et si vous n’avez pas un bon sentiment, faites confiance en votre intuition et tournez-vous vers une autre personne.

En général, l’assistant.e que vous contacterez vous proposera un premier échange téléphonique ou par appel vidéo afin de faire connaissance et de cerner au mieux vos besoins.

Profitez de ce premier échange pour poser toutes les questions que vous avez encore quant à votre future collaboration :

🌱 à quelle fréquence vous allez vous contacter

🌱 quels sont les moyens de communications que vous allez utiliser

🌱 quelles sont les deadlines

🌱 quels supports vous allez utiliser pour la collaboration

🌱 etc

Votre assistant.e à distance vous proposera très certainement dès le premier appel des moyens de communication à utiliser, des supports sur lesquels vous pourrez partager vos documents, ou encore comment vous allez prendre contact et à quelle fréquence. Libre à vous de proposer vos moyens et outils de travail.

Prêt.e ? Déléguez !

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour que votre délégation se passe de la meilleure des manières !

N’oubliez pas, la délégation est une collaboration, qui nécessite de la préparation 😊 Mieux vous serez préparé.e, meilleure sera la délégation. Et si vous sentez que vous avez besoin de déléguer, mais que vous avez encore des questions sur quelles tâches déléguer, vous pouvez faire un petit tour sur mon article : 3 tâches à déléguer à votre assistant.e à distance

 


 

Vous avez encore des interrogations sur la délégation ? N’hésitez pas à me contacter ici. Je me ferai un plaisir de répondre à toutes vos questions sur le fait de travailler avec un.e assistant.e à distance.

💟 Si l’article vous a plu ou que vous pensez qu’il pourrait être utile à une personne, ou même à plusieurs personnes de votre entourage, vous pouvez le partager sur les réseaux juste-là

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