3 tâches à déléguer à votre assistant.e à distance
16 janvier 2022
✅ Voici la solution pour gagner plusieurs heures par jour dans votre emploi du temps, dès demain!
Vous subissez votre quotidien d’entrepreneur.e à cause de tâches administratives trop conséquentes? Ces tâches vous prennent trop de temps, et vous préféreriez 100 fois faire autre chose plutôt que de vous atteler à ces impératifs?
Et bien devinez quoi! Vous n’êtes PAS obligé.e de vous atteler à ces tâches. Déléguez ces tâches à un.e assistant.e à distance, et profitez de ces heures gagnées pour développer votre activité, ou pour vous inscrire à ce cours de yoga que vous repoussez depuis (trop) longtemps (Namasté 🧘🏽♂️).
Si vous n’êtes pas encore sûr.e de savoir comment bien déléguer, je vous invite à lire l’article super bien fait et intéressant de I don’t think I feel sur le sujet: 5 étapes pour déléguer pour la première fois.
Et maintenant que vous êtes prêt.e à vous inscrire à ce cours de yoga, oups pardon! Maintenant que vous êtes prêt.s à déléguer 💪, voici 3 tâches concrètes que vous pouvez transférer à votre assistant.e à distance pour qu’elle.il le fasse pour vous 😇
Sommaire
1. Vous gagnerez un temps précieux en déléguant la gestion de votre boîte Email
3. Vous gagnerez en compétences en déléguant la gestion de vos réseaux sociaux
Vous gagnerez un temps précieux en déléguant la gestion de votre boîte Email
🕢 7h30: vous vous asseyez à votre bureau et vous allumez votre ordinateur. Quelle est la première chose que vous faites? Dans plus de 90% des cas, vous allez ouvrir votre boîte email.
Disons que vous avez de la chance, et que vous n’avez “que” 20 mails à lire ce matin. Faisons le tri de ces emails:
✅ 3 Newsletter que vous ne lisez pas, par manque de temps ou d’intérêt, mais vous n’avez jamais pris le temps de vous désabonner, ou de les lire.
Résultat: elles passent à la poubelle.
✅ 5 mails qui vous remercient d’avoir répondu à leur email. On est content de recevoir ces emails de remerciement, mais ils ne sont pas utiles pour une quelconque action aujourd’hui.
Résultat: ils passent à la poubelle.
✅ 4 mails qui vous demandent des informations, basiques, sur vos services ou produits.
Résultat: vous prenez le temps d’y répondre, car ce sont tout de même des prospects ou des clients qui vous ont écrit, et que vous portez de l’importance à votre service client! Mais ils n’ont pas apporté une grande valeur ajoutée à votre journée.
✅ 2 emails qui répondent à vos emails envoyés la veille.
Résultat: vous devez remercier la personne de vous avoir répondu.
✅ 6 mails de demandent qui concernent votre business.
Résultat: vous y répondez tout de suite, ou alors vous les garder pour plus tard, car vous devez régler quelques trucs avant d’y répondre.
➡️ Résultat de votre début de matinée: 30 minutes ou même plus à traiter vos emails.
En déléguant la gestion de votre boîte email à votre assistant.e à distance, vous vous épargnez le temps passé sur des emails sans valeur pour vous.
Votre assistant.e à distance traitera tous les emails que vous avez reçus, et vous fera quotidiennement un rapport sur les informations importantes pour vous et répondra aux emails qui ne demandent pas votre attention.
Potentiel de gain de temps par semaine: 2h30
💯 Vous pouvez largement prendre part à votre cours de yoga (qui dure généralement 1h) 🤗
Vous vous éviterez des tensions et de l’énervement en déléguant l’optimisation et la mise en page de vos documents Word, Excel et PowerPoint
🕘 9h: Après avoir traité vos emails, répondu à 2 téléphones et pris un café (parce qu’il ne faut pas exagérer!), vous décidez de vous mettre à la mise en page et à l’optimisation de votre tableau Excel, qui a été rédigé comme vous pouviez, parce que vous ne maîtrisez par Excel, et que vous n’aimez pas particulièrement mettre en page vos documents. Mais vous devez le faire, parce que ce document est envoyé à vos clients, et que vous tenez à ce qu’il ait un look professionnel 🙌
Cette fois, c’est parti, mais vous ne comprenez pas pourquoi vous ne pouvez pas aller à la ligne dans une cellule? …Et pourquoi quand je veux mettre mon image en en-tête, je ne peux pas la placer où je veux? Pis bon, c’est quoi ce chiffre, juste là, que je peux plus enlever ? 😵
➡️ Il est 11h30, et votre résultat n’est absolument pas comme vous l’espériez. Temps passé dessus: 2h30 sans résultat convainquant.
Potentiel de gain de temps par semaine: autant que vous auriez eu le courage de passer sur ce foutu document Excel
💯 Vous pouvez même prendre l’abonnement dans votre studio de yoga à ce stade-là!
Vous gagnerez en compétences en déléguant la gestion de vos réseaux sociaux
🕐 13h: Après un diner avec un client, vous êtes prêt.e à vous attaquer à la création de contenu pour vos réseaux sociaux.
Vous avez lu à plusieurs reprises que c’était important de poster régulièrement et d’alimenter vos réseaux pour créer une communauté autour de vos services ou vos produits. Vous gagnerez ainsi des abonnés et vous convertirez ceux-ci en client.es. 💪
Donc c’est parti, vous avez prévu 2h de votre journée pour créer le contenu des 2 prochaines semaines. Ça tombe bien, vous êtes d’humeur créative!
….Je vais créer quoi comme contenu? Bon allez, je demande à Google “quel contenu poster pour mon entreprise”. Vous êtes parti.es dans vos recherches. Ah oui, et j’ai vu qu’il était important d’optimiser son contenu SEO pour pouvoir être retrouvé.e facilement dans les moteurs de recherches. Ah…et il est intéressant ce blog, il donne des idées sur comment créer des bons posts Linkedin. Et cette technique de Copywriting, c’est quoi? ça m’a l’air intéressant.
➡️ 1h de recherche d’idées de contenu: 3 nouveaux sujets intéressants pour sa création de contenu à explorer plus en détail la prochaine fois.
…Bon maintenant j’ai pas mal d’idées de contenu, comment je fais pour faire ces beaux posts que j’ai vus sur le compte Instagram de mon concurrent? Bon allez Google “comment créer de jolis contenus Instagram”. Ah oui, Photoshop, mais je ne sais pas utiliser ce programme….Ah mais Canva! ça m’a l’air intéressant. Bon allez c’est parti! Bon finalement, ce n’est pas si facile que ça. J’aimerais bien que mon compte ressemble à celui de mon concurrent (mais en mieux bien sûr!) 🤯
➡️ 1h de recherches et d’essais à la création d’un post
➡️ Résultat des 2h que vous vouliez dédier à la création de vos deux prochaines semaines de contenu: vous vous retrouvez avec plein de sujets intéressants à explorer pour la création de contenu, et un bon programme à utiliser pour la création de ses posts, mais pas l’inspiration pour créer de beaux visuels: vous avez peut-être créé 2 posts en 2h: et encore!
ps: ceci n’est pas de l’exagération, mais du vécu 🙈
Résumé de votre journée de travail
🕒 Il est 15h, vous avez:
✔️ traité vos emails
✔️ répondu à 2 téléphones
✔️ eu 1 rendez-vous client (merci la pause de midi!)
✔️ créé 2 posts pour vos réseaux sociaux
🕒 Il est 15h, vous n’avez pas:
✖️ travaillé sur vos projets clients
✖️ développé vos nouvelles offres, vous vous étiez pourtant promis de le faire avant la fin de la semaine
✖️ rédigé le devis pour votre prospect de hier
En gros, vous n’avez pas encore passé de temps sur le coeur de votre métier, l’opérationnel, ce que vous aimez faire, la raison pour laquelle vous êtes devenu.e indépendant.e 😓
Prêt.e, partez, gagnez du temps!
C’est bien pour libérer du temps dans votre agenda que vous faites appel à un.e assistant.e à distance.
Vous avez maintenant la solution pour gagner du temps et vous épargner des tâches que vous n’aimez pas faire: déléguez! 🤝
Si vous voulez trouver quelles sont les autres tâches sur lesquelles votre assistant.e à distance peut vous aider, vous trouverez ici une palette d’exemple 👉 tâches à déléguer
Vous avez encore des doutes? N’hésitez pas à me contacter ici. Je me ferai un plaisir de répondre à toutes vos interrogations sur le fait de travailler avec un.e assistant.e à distance.
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